Hyvät yhdistyksen kotisivut ovat informatiiviset ja selkeät

Olen kylien ja yhdistysten kanssa nyt useita vuosia työskennelleenä tutustunut kymmenien yhdistysten kotisivuihin ja ollut myös suunnittelemassa ja toteuttamassa useita. En ole varsinaisesti mikään kotisivuammattilainen enkä tekninen asiantuntija, joten lähestyn asiaa hyvin pitkälti käyttäjän näkökulmasta. Ja tietysti tiedottamisen. Tämän perusteella olen koonnut viestintäkoulutuksissakin läpikäytyjä perusasioita siitä, millaisen mielestäni ovat hyvä yhdistyksen (tai kylän) kotisivut. Pääpointteja seuraavassa.

Sivujen tarkoitus

Yhdistyksen kotisivut ovat mielestäni erityisen tärkeät ulkoisen viestinnän kannalta. Sanotaan, että yritystä ei ole olemassa, jos sillä ei ole kotisivuja. No, sama pätee kyllä yhdistyksiinkin. Sivujen avulla siis kerrotaan yhdistyksen olemassaolosta, toiminnasta ja erityisesti siitä, kuinka sen toimintaan pääsee mukaan. Jäsenhankinnan kannalta kotisivut ovat siis hyvin tärkeässä roolissa yhdistyksen viestinnässä. Harvassa lienevät ne yhdistykset, jotka eivät toivo lisää jäseniä ja uusia ihmisiä mukaan. Pyri siis katsomaan sivuja ulkopuolisen silmin: millaisen kuvan sivut yhdistyksestämme antaa, löytyykö kaikki tarpeellinen tieto?

Kotisivut toki palvelevat myös sisäistä viestintää. Voi olla, että kotisivut ovat myös jäsenistöä ajatellen pääasiallinen tiedotuskanava. Tällöin sinne kannattaa lisätä esimerkiksi jäsentiedotteet, kokouskutsut ja muut asiat, joita voi kuvitella jäsenen käyvän kotisivuilta etsimässä ja tarkistamassa. Eli kotisivu toimii ikään kuin sähköisenä ilmoitustauluna.

Paljon näkee vielä sivuja, jotka ovat selvästi jo aikaa nähneet ja tehdään n. koodaamalla. Silloin haasteena saattaa olla, että päivittäjää on vaikea löytää ja päivitysvälit venyvät operaation työläyden vuoksi. Nykyään on kuitenkin tarjolla niin paljon kotisivutyökaluja, joilla päivittäminen on yhtä helppoa kuin tekstinkäsittelyohjelman käyttäminen. Myös ulkoasua pystyy yleensä muokkaamaan hyvin monipuolisesti. Suosittelenkin päivittämään vanhat kotisivut nykyaikaiseen malliin, jotta päivittämiskynnys on mahdollisimman matala.

Kotisivupalveluita on valtavat määrät erilaisilla sisällöillä, maksuttomia, edullisia ja kalliita. Ilmaisissa versioissa sivutila on usein hyvin rajallinen, eikä niihin saa omaa domainia. Lisäksi riskinä on mainokset ja palvelun pysyvyys. Kotimaisista maksuttoman version tarjoajia on esimerkiksi Yhdistysavain. Hyvin edullisesti kotisivutilaa ja -sovelluksen tarjoaa mm. XetNET.

Sivujen sisältö

Kotisivuilta pitäisi löytyä vähintään seuraavat asiat:

• Yhdistyksen esittely: mikä on yhdistyksen toiminnan tarkoitus, missä ja miten se toimii.
• Yhteystiedot: vähintään yksi puhelinnumero, sähköposti ja mielellään myös postiosoite. Pelkkä yhteydenottolomake ei anna kovin avointa kuvaa.
• Jäsenasiat: miten yhdistyksen jäseneksi pääsee, mitä yhdistys tarjoaa jäsenilleen, mihin jäsen sitoutuu liittyessään, sekä ajantasaiset jäsenmaksutiedot. Jos sivuille laittaa liittymislomakkeen, on hyvä laittaa myös rekisteriseloste sen yhteyteen.
• Ajankohtaiset asiat: tapahtumat, kokoukset ynnä muut muut ajankohtaiset asiat. Jos yhdistyksellä on Facebook-sivu, sitä voi osaltaan hyödyntää korvaamaan ajankohtaispalstaa laittamalla upotuksen sivuille. Näin sivut säilyvät elävinä, mutta päivitystarve vähenee.
• Viimeisin päivitysajankohta: kertoo nopeasti, kuinka ajantasaista tieto on.

Näillä perustiedoilla sivuista saa jo mukavan informatiiviset, ja vähempikin sivumäärä riittää. Näiden lisäksi sivuilla olisi hyvä olla myös toimintaa valaisevaa lisämateriaalia, kuten historiikki, toimintakertomus edelliseltä vuodelta tai useammaltakin, toimintasuunnitelma jne. Yhteystiedot kaikille hallituksen jäsenille ei välttämättä ole tarpeelliset, mutta ainakin jäseniä ajatellen yhteystiedot kaikille toimihenkilöille on hyvä olla, eli rahastonhoitaja, toimikuntien yhteyshenkilöt, (laji)vastaavat jne. Myös yhdistyksen säännöt on mukava lisä sivuille, samoin kuin hallituksen kokoonpano. Se osoittaa mielestäni osaltaan toiminnan avoimuutta, voi kiinnostaa jäseneksi aikovia ja myös jäsenet voivat tarvita tietoa.

Ulkoasu

Pyri selkeään sivurakenteeseen, tee alavalikoita harkiten. Mieti, pystytkö yhdistämään sivuja, joilla on vain vähän sisältöä. Mitä tietoja voit laittaa järkevästi jo etusivulle: esittelyn, ajankohtaiset ja yhteystiedot esimerkiksi?

Värien ja fonttien osalta pätee suunnilleen samat ohjeistukset kuin painotuotteisiinkin: sopivasti eikä liian räikeitä. Fontti riittävän selkeälukuista, ei liian pientä. Ei kapiteeleilla pitkiä tekstipätkiä. Otsikoiden erikoisemmilla fonteilla voi elävöittää ilmettä, muuten kannattaa pitäytyä perusfonteissa.

Tekstit riittävän lyhyiksi ja tiiviiksi kappaleiksi. Jos tekstiä tulee pidemmälti, esim. historiikkiin, käytä kuvaavia väliotsikoita. Kuvat ovat tärkeitä, sekä tuomaan väriä, että elävöittämään sivuja, mutta myös osaltaan kertomaan yhdistystoiminnasta. Eli kuvia yhdistyksen tapahtumista, toiminta-alueesta jne. Muista kysyä kuvaajalta lupa kuvan käyttöön, ja myös varmistaa, että kuvien julkaiseminen netissä sopii myös niissä tunnistettavasti näkyville ihmisille. Jos kuvia on runsaasti, erillinen kuvagalleria voi olla paikallaan.

Tekniikka voi mahdollistaa sivuille kaikenlaista hifistelyä kuten animaatioita ja taustamusiikkia, mutta kehottaisin välttämään turhaa ”kikkailua”.

Kaiken kaikkiaan ulkoasu tai sivujen design kannattaa miettiä yhdistyksen luonteeseen ja ajan henkeen sopivaksi. Mielestäni sivut voivat olla myös ”liian hienot”, kyläyhdistykselle sopii tietynlainen hyvä kotikutoisuus ja kodikkuus. Mutta jos sivut ovat 10 vuotta vanhat ja se näkyy, pieni freesaaminen voi olla paikallaan, vaikka mitään radikaalia uudistusta ei tekisikään.

Nykyään kun niin paljon nettiä selataan puhelimella ja puhelimella, muista sivujen mobiiliyhteensopivuus! Ja muista myös tarkistaa, että linkit toimivat.

Anna Kulmakorpi