Mitä tietoja kerätään?
Yhdistyksen tulee yhdistyslain perusteella pitää yllä
jäsenluetteloa. Vähimmillään jäsenluettelo sisältää jäsenen nimen ja
kotipaikan. Jäsenluettelo muodostaa henkilörekisterin ja tällöin sitä ja sen
sisältämisen tietojen käsittelyä määrittelee henkilötietolaki. Laki sisältää tarpeellisuus-
ja virheettömyysvaatimuksen, eli rekisteriin saa kerätä vain toiminnan kannalta
tarpeellisia tietoja. Lisäksi mainitaan erikseen arkaluontoiset tiedot, joita
ei saa kerätä rekisteriin. Näitä ovat esimerkiksi etninen tausta, seksuaalinen
suuntaus, terveystiedot jne. Myös henkilötunnuksen käsittelystä on säädetty
erikseen. Virheettömyysvaatimuksen mukaisesti rekisterinpitäjän tulee
huolehtia, että tiedot ovat oikein.
Käytännössä yhdistyksen jäsenrekisteriin kerätään nimen ja
kotipaikan lisäksi muutakin tietoa. Lähtökohtana kuitenkin kannattaa pitää,
että rekisteriin ei laiteta sellaista tietoa, mitä yhdistys ei oikeasti
tarvitse. Yhteystiedot ovat tiedottamisen, kokouskutsujen lähettämisen ja muun
yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeellisia, mutta kannattaa miettiä, riittääkö
posti ja/tai sähköpostiosoite ja tarvitaanko esimerkiksi puhelinnumeroita
lainkaan. Myös merkinnät jäsenmaksujen suorittamisesta voivat olla tarpeen. Jos
samannimisiä jäseniä pitää pystyä erottamaan, syntymäaika tai -vuosi riittänee.
Koko henkilötunnusta ei kannata kerätä, koska riski yksityisyyden
vaarantumiseen kasvaa merkittävästi.
Laki velvoittaa rekisterinpitäjää käsittelemään tietoja
huolellisesti niin, että kenenkään yksityisyys ei perusteettomasti vaarannu. Rekisterin
tiedot tulee suojata niin, etteivät ne joudu ulkopuolisten käsiin tai esimerkiksi
vahingossa hävitetä. Rekisteriä hoitavalla henkilöllä on myös
vaitiolovelvollisuus eli esimerkiksi rekisteröidyn taloudellisesta asemasta
saatuja tietoja ei saa kertoa eteenpäin. Rekisterinpitäjän kannalta
tarpeettomaksi käyneet tiedot tulee pääsääntöisesti hävittää.
Kaikista henkilörekistereistä on laadittava
rekisteriseloste, myös yhdistyksen jäsenrekisteristä. Rekisteriselosteesta
tulee selvitä kuka rekisteriä pitää, miksi, mitä tietoja se sisältää ja miten
tietoja käsitellään. Rekisterinpitäjä on siis yhdistys ja yhteyshenkilö
rekisteriä koskevissa asioissa yhdistyksen siihen nimeämä henkilö, usein jäsensihteeri
tai sihteeri. Rekisteriseloste on oltava saatavilla siellä, missä rekisteriä
säilytetään. Rekisteriselosteen voi laittaa myös esimerkiksi yhdistyksen
nettisivuille, jolloin jäseneksi hakeva voi tutustua siihen helposti.
Rekisteriselosteen mallilomake: http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/lomakkeet/rekisteri-jatietosuojaselosteet/nZhlSBVeR/Rekisteriseloste.pdf
Esimerkki
elävästä elämästä:
Rekisteröidyllä eli yhdistyksen kohdalla jäsenellä on oikeus
tarkastaa, mitä tietoja hänestä rekisterissä on. Muiden jäsenten tiedoista on
kuitenkin oikeus nähdä vain nimi ja kotipaikka. Tämä voi olla tarpeen silloin,
kun jäsenet vaativat yhdistyksen kokouksen pitämistä yhdistyslain mukaisesti
(20§).
Henkilötietojen luovutuksen lähtökohtana on suostumus
Lähtökohtaisesti rekisterin tietoja luovutetaan vain niihin
tarkoituksiin, jotka rekisterinpitäjä määrittelee jo tietojen
keräämisvaiheessa. Silloin voi myös pyytää suostumuksen esimerkiksi tietojen
luovuttamiseksi markkinointitarkoituksiin. Jäsenellä on oikeus perua tämä
suostumus koska tahansa.
Tavanomaisluovutus tarkoittaa sellaista tietojen luovutusta,
joka kuuluu tavanomaisena osana yhdistyksen toimintaan ja rekisteröidyn voidaan olettaa tietävän tietojen luovuttamisesta. Esimerkiksi urheilukilpailujen
tulosten julkaiseminen on usein tavanomaisluovutus. Varminta on toki kuitenkin aina
pyytää suostumus
Myös esimerkiksi jäsenlehden postitusta varten lehtipainolla
tai vastaavalle jäsenten osoitetietojen luovuttaminen on perusteltua ja tällöin
kyseessä on henkilötietolain mukainen toimeksiannon perusteella tapahtuva
henkilötietojen käsittely.
Lue tarkemmin henkilörekisteristä ja tietojen luovutuksesta:
Anna Kulmakorpi
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti